Als opdrachtgever kan het soms een flinke klus zijn om een samenwerking aan te gaan met een zzp’er. Jij hebt een project, de zzp'er gaat aan de slag. Vervolgens is de administratie veel tijd kwijt aan alle administratieve handelingen die bij de onboarding komen kijken. Ook brengt werken met een zzp'er veel regels en wetgeving met zich mee. Hieronder lees je hoe je met zzp’ers compliant en zonder te veel administratieve uitdagingen te werk kan gaan.
Wat is er allemaal verplicht rondom zzp’ers?
Er zijn zaken die je wilt controleren voordat je een zzp’er op een project plaatst.
Dit begint bij de basis, je moet weten met wie je in zee gaat!
Daarom is het handig om de volgende basisinformatie op te vragen van de zzp’er:
Je weet nu wie de zzp'er is, maar het is ook goed om te weten of de zzp’er wel naar behoren verzekerd is. Een zzp’er heeft een aansprakelijkheidsverzekering nodig, zodat jij altijd zeker bent van je zaak wanneer een zzp’er werkzaamheden gaat uitvoeren en eventueel schade veroorzaakt. Vraag daarom altijd een kopie van een geldige aansprakelijkheidsverzekering.
De zzp’er zou niet op een project mogen werken zonder een goed begrip van veiligheid. Het is van belang dat de zzp’er in de bouw of techniek zijn VCA Vol heeft en weet hoe hij/zij veilig te werk gaat. Heeft hij zijn VCA niet, dan kan hij zich namelijk ook niet afdoende verzekeren, wat weer een risico vormt voor jou als opdrachtgever. Daarom vraag je ook een kopie van de VCA pas, inclusief afloopdatum. Sla de afloopdatum ergens op zodat je tijdig op de hoogte bent van het aflopen van het certificaat.
Heb je eventueel andere certificaten verplicht gesteld voor de zzp’er, om te weten of een zzp’er geschikt is om de opdracht uit te voeren? Denk bijvoorbeeld aan een Warmtepomp Installateur, deze mag alleen zijn werk uitvoeren als hij een CO-vakmanschap certificaat heeft. Dan wil je dit vóór de start van de werkzaamheden natuurlijk al weten.
Ook hier vraag je het certificaat op en file je het op een plek naar wens.
Alle voorgaande checks and balances zijn akkoord bevonden, tijd om de zzp’er een modelovereenkomst aan te bieden! Yes! Maar welke modelovereenkomst hoort bij de werkzaamheden? Je eigen voorwaarden wil je misschien ook nog wel delen?
Je zoekt alle gegevens bij elkaar en vult, handmatig, de overeenkomst. Daarna zet je dit allemaal op de mail naar de zzp’er. Hij moet dit printen en ondertekenen en terugsturen. Jij scant het na ondertekenen in, en slaat het op. Klinkt dit bekend?
De modelovereenkomst van de belastingdienst is verplicht, maar kost ook weer veel tijd en wordt door veel bedrijven in de bouw en techniek achterwege gelaten. Bij een controle moeten alle documenten bij elkaar gezocht worden, terwijl je het misschien liever on-demand wilt aanroepen vanuit één Freelance Management Systeem.
In de praktijk zien we regelmatig dat bedrijven dit gedeelte van de administratie rondom zzp’ers niet of onvoldoende op orde hebben. Al deze zaken op orde maken kost, volgens ons, onnodig veel tijd. Daarom heeft Lance Free dit gehele traject geautomatiseerd in het Freelance Management Systeem.
Voorafgaand aan de werkzaamheden wordt er een volledig automatische ondernemerscheck uitgevoerd op basis van jouw gestelde eisen. Zo hoef je geen tijd te verliezen aan het zelf aanvragen van al deze gegevens. Je bent in één klap klaar met de onboarding en verificatie van een zzp’er.
Ook wordt de modelovereenkomst automatisch gegenereerd en digitaal ondertekend. Een wijziging is binnen 1 minuut doorgevoerd. Krijg notificaties over aflopende certificaten, zodat je tijdig actie kunt ondernemen.
Vind je dit aantrekkelijk klinken en wil je de administratie afdeling inzetten voor taken die er écht toe doen? Neem dan contact op met sales.
ZZP Beheer via Lance Free
Het Freelance Management Systeem van Lance Free helpt jou bij het beheren van jouw eigen zzp netwerk. Behandel alles vanuit één centrale plek en maak gebruik van alle uitgebreide branchespecifieke functionaliteiten die ervoor zorgen dat jij efficiënter en compliant te werk gaat met je zzp’ers.
